Privacy Notice

Privacy Notice

Erafone Sdn Bhd ("Erafone", "we", "our", "us") values your privacy and works to protect your personal data in line with the laws of Malaysia. We will only collect and use your personal data in line with those laws (including the Personal Data Protection Act 2010) and this Privacy Notice.

This notice explains what personal data the portal collects and how, how it is used, who it is shared with, and how you can see and correct it. It applies only to individuals, that is, the people who have a login. It does not cover the business records of a company.

What Personal Data We Collect, And How

• Your account: your name, your work email address, the customer account(s) you may see, your role (Owner or Staff, or brand partner), and your password. We keep only a scrambled form of the password, never the password itself.
• How you use the portal: when you sign in and out and whether a sign-in failed, the internet address and the browser or device you used, and which documents (invoices, statements, credit notes, sales orders, purchase files) you downloaded or opened.
• What administrators do: invites, changes to accounts and similar actions, with the name of the person who did them.

We collect this from you or from your company when your login is created (for example when an Erafone administrator or your Owner sends you an invite), and automatically while you use the portal. The invoices, statements, credit notes, sales orders and delivery details you see are Erafone's own business records about your company. The portal only reads them; it does not change them.

How We Use Your Personal Data

• To let you see your own company's documents and balances, and nobody else's.
• To keep the portal safe: to spot a sign-in from a new device, to stop repeated wrong passwords, and to look into a problem.
• To keep a record of who downloaded or changed what, so that questions about a document can be answered.
• To email you invitations, password reset links and sign-in codes.
• To keep general records, and to meet legal and regulatory requirements.

We do not use the portal to send you marketing, we do not sell your personal data, and the portal has no advertising or tracking cookies. We will ask for your consent before using your personal data for any other purpose.

Who We Disclose It To

• Your company's Owner and Staff see your company's records. Erafone's administrators can see accounts and can open the portal as a dealer, read only, to help you; this is recorded.
• Invoice and sales order PDFs come from Erafone's existing document service. For deliveries, a courier tracking number is sent to the courier (DHL) to ask where a parcel is. No personal data is sent.
• We may have to disclose personal data if a court of law or a government body requires it, or if we need to in order to comply with the law or to protect our rights or property, and we may keep and process data to follow accounting and tax rules.

Except as described here, we do not sell or pass on your personal data to third parties.

Cookies

The portal uses only the cookies it needs: a sign-in cookie, a security cookie that protects forms, a cookie that remembers which of your customer accounts you are looking at, and, for brand partners, a cookie that remembers a trusted device. They are not used to follow you around other sites.

Security Policy

Information is an asset and we take the security of your personal data seriously. The portal is used over an encrypted connection (HTTPS). Each person has their own login, and a dealer can only reach their own company's records. Sign-in is protected against guessing, and we are told when a login is used on a new device. Access by staff and administrators is limited to what the work needs, and they must handle personal data securely and with respect.

Retention Policy

• Sign-in and download records: 12 months, then they are deleted.
• Records of administrator and team actions (for example an invite or a disabled login): kept, and not deleted automatically.
• Your account: while it is active. A closed login is disabled and can no longer be used; we keep its record for our audit trail.
• We may keep information longer where the law requires it or where it is needed to protect our interests.

If You Do Not Give Us Your Personal Data

We need your name and work email address to create and protect your login. If you do not give them, we cannot create a login for you.

Access And Correction Of Your Personal Data

You may ask to see the personal data we hold about you, and ask us to correct it if it is wrong, incomplete, misleading or out of date. We will make reasonable efforts to answer your request within 21 days of receiving it. We may have to withhold access in some cases, for example when we cannot confirm who you are; if so, we will tell you why. We may ask for proof before we change something, to avoid fraud and mistakes. Please keep your details, such as your email address, up to date.

Your Choices

Subject to our contractual and legal rights and duties, you may ask us to limit how your personal data is used or disclosed, or to stop using it for something it was not collected for. If you are not happy with the answer you may complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

Changes To This Notice

We may change this notice from time to time. We will say so on this page and, where it matters, when you next sign in. Last updated: 9 November 2026.

Contact Us

If you have a question about this notice or how we handle your personal data, please speak to your Erafone salesperson, or contact us at sales@erafone.com.my or +6019 957 9677.

Notis Privasi

Erafone Sdn Bhd ("Erafone", "kami") menghargai privasi anda dan berusaha melindungi data peribadi anda selaras dengan undang-undang Malaysia. Kami hanya akan mengumpul dan menggunakan data peribadi anda selaras dengan undang-undang tersebut (termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010) dan Notis Privasi ini.

Notis ini menerangkan data peribadi yang dikumpulkan oleh portal dan cara ia dikumpulkan, cara ia digunakan, kepada siapa ia dikongsi, dan cara anda boleh melihat serta membetulkannya. Notis ini hanya terpakai kepada individu, iaitu orang yang mempunyai log masuk. Ia tidak meliputi rekod perniagaan sesebuah syarikat.

Data Peribadi Yang Kami Kumpul, Dan Caranya

• Akaun anda: nama anda, alamat e-mel kerja anda, akaun pelanggan yang boleh anda lihat, peranan anda (Pemilik, Kakitangan atau rakan jenama), dan kata laluan anda. Kami hanya menyimpan bentuk kata laluan yang telah dikacau, bukan kata laluan itu sendiri.
• Cara anda menggunakan portal: bila anda log masuk dan log keluar serta sama ada log masuk gagal, alamat internet dan pelayar atau peranti yang anda gunakan, dan dokumen (invois, penyata, nota kredit, pesanan jualan, fail pembelian) yang anda muat turun atau buka.
• Perkara yang dilakukan oleh pentadbir: jemputan, perubahan pada akaun dan tindakan yang serupa, dengan nama orang yang melakukannya.

Kami mengumpulnya daripada anda atau syarikat anda apabila log masuk anda dibuat (contohnya apabila pentadbir Erafone atau Pemilik anda menghantar jemputan), dan secara automatik semasa anda menggunakan portal. Invois, penyata, nota kredit, pesanan jualan dan butiran penghantaran yang anda lihat ialah rekod perniagaan Erafone sendiri tentang syarikat anda. Portal hanya membacanya; ia tidak mengubahnya.

Cara Kami Menggunakan Data Peribadi Anda

• Untuk membolehkan anda melihat dokumen dan baki syarikat anda sendiri, dan bukan milik orang lain.
• Untuk memastikan portal selamat: mengesan log masuk dari peranti baharu, menghalang cubaan kata laluan salah berulang kali, dan menyiasat sesuatu masalah.
• Untuk menyimpan rekod siapa yang memuat turun atau mengubah apa, supaya soalan tentang sesuatu dokumen dapat dijawab.
• Untuk menghantar e-mel jemputan, pautan tetapan semula kata laluan dan kod log masuk kepada anda.
• Untuk menyimpan rekod am, dan memenuhi keperluan undang-undang dan kawal selia.

Kami tidak menggunakan portal untuk menghantar pemasaran kepada anda, kami tidak menjual data peribadi anda, dan portal ini tidak mempunyai kuki pengiklanan atau penjejakan. Kami akan meminta persetujuan anda sebelum menggunakan data peribadi anda untuk apa-apa tujuan lain.

Kepada Siapa Kami Mendedahkannya

• Pemilik dan Kakitangan syarikat anda melihat rekod syarikat anda. Pentadbir Erafone boleh melihat akaun dan boleh membuka portal sebagai pengedar, baca sahaja, untuk membantu anda; ini direkodkan.
• PDF invois dan pesanan jualan datang daripada perkhidmatan dokumen sedia ada Erafone. Bagi penghantaran, nombor penjejakan kurier dihantar kepada kurier (DHL) untuk bertanya di mana bungkusan berada. Tiada data peribadi dihantar.
• Kami mungkin perlu mendedahkan data peribadi jika dikehendaki oleh mahkamah atau badan kerajaan, atau jika perlu bagi mematuhi undang-undang atau melindungi hak atau harta kami, dan kami boleh menyimpan serta memproses data untuk mengikuti peraturan perakaunan dan cukai.

Kecuali seperti yang diterangkan di sini, kami tidak menjual atau menyerahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga.

Kuki

Portal hanya menggunakan kuki yang diperlukan: kuki log masuk, kuki keselamatan yang melindungi borang, kuki yang mengingati akaun pelanggan yang sedang anda lihat, dan, bagi rakan jenama, kuki yang mengingati peranti yang dipercayai. Kuki ini tidak digunakan untuk menjejaki anda di laman lain.

Dasar Keselamatan

Maklumat ialah aset dan kami mengambil berat tentang keselamatan data peribadi anda. Portal digunakan melalui sambungan yang disulitkan (HTTPS). Setiap orang mempunyai log masuk sendiri, dan pengedar hanya boleh mencapai rekod syarikatnya sendiri. Log masuk dilindungi daripada percubaan meneka, dan kami dimaklumkan apabila log masuk digunakan pada peranti baharu. Akses oleh kakitangan dan pentadbir dihadkan kepada apa yang diperlukan untuk kerja, dan mereka mesti mengendalikan data peribadi dengan selamat dan hormat.

Dasar Penyimpanan

• Rekod log masuk dan muat turun: 12 bulan, kemudian dipadam.
• Rekod tindakan pentadbir dan pasukan (contohnya jemputan atau log masuk yang dilumpuhkan): disimpan, dan tidak dipadam secara automatik.
• Akaun anda: selagi ia aktif. Log masuk yang ditutup dilumpuhkan dan tidak lagi boleh digunakan; rekodnya kami simpan untuk jejak audit kami.
• Kami boleh menyimpan maklumat lebih lama jika undang-undang menghendakinya atau jika perlu untuk melindungi kepentingan kami.

Jika Anda Tidak Memberikan Data Peribadi Anda

Kami memerlukan nama dan alamat e-mel kerja anda untuk membuat dan melindungi log masuk anda. Jika anda tidak memberikannya, kami tidak dapat membuat log masuk untuk anda.

Akses Dan Pembetulan Data Peribadi Anda

Anda boleh meminta untuk melihat data peribadi anda yang kami simpan, dan meminta kami membetulkannya jika ia salah, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Kami akan berusaha dengan munasabah untuk menjawab permintaan anda dalam tempoh 21 hari selepas menerimanya. Kami mungkin perlu menahan akses dalam sesetengah keadaan, contohnya apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda; jika begitu, kami akan memberitahu anda sebabnya. Kami mungkin meminta bukti sebelum mengubah sesuatu, bagi mengelakkan penipuan dan kesilapan. Sila pastikan butiran anda, seperti alamat e-mel, sentiasa terkini.

Pilihan Anda

Tertakluk kepada hak dan kewajipan kontrak dan undang-undang kami, anda boleh meminta kami menghadkan cara data peribadi anda digunakan atau didedahkan, atau berhenti menggunakannya untuk sesuatu yang bukan tujuan ia dikumpulkan. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

Perubahan Kepada Notis Ini

Kami mungkin mengubah notis ini dari semasa ke semasa. Kami akan memberitahu di halaman ini dan, jika perlu, apabila anda log masuk seterusnya. Dikemas kini kali terakhir: 9 November 2026.

Hubungi Kami

Jika anda mempunyai soalan tentang notis ini atau cara kami mengendalikan data peribadi anda, sila bercakap dengan jurujual Erafone anda, atau hubungi kami di sales@erafone.com.my atau +6019 957 9677.

English version above